Office Manager in Bielefeld - 19,20 €/Std. - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Office Manager in einem innovativen IT-Unternehmen in Bielefeld übernimmst du eine zentrale Rolle im administrativen Bereich. Du bist verantwortlich für die Organisation und Koordination des Büroalltags und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos funktionieren. In dieser Position bist du die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und trägst maßgeblich zur Effizienz und zum positiven Arbeitsklima bei. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur.
Branche: IT & Software
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Büroorganisation (m/w/d)
Aufgaben:
Zu deinen Hauptaufgaben gehört die umfassende Büroorganisation, einschließlich Terminkoordination, Korrespondenz und Dokumentenmanagement. Du bist verantwortlich für die Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs sowie die Pflege und Organisation des digitalen Ablagesystems. Als zentrale Ansprechperson kümmerst du dich um die Betreuung des Empfangsbereichs, die Koordination von Besprechungsräumen und die Vorbereitung von Meetings. Zudem übernimmst du die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und sorgst für die reibungslose Funktionalität der Büroinfrastruktur. Die Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben und die Betreuung von Besuchern runden dein Aufgabengebiet ab.
Neben den administrativen Kernaufgaben unterstützt du auch in den Bereichen Personaladministration und Reisemanagement. Du hilfst bei der Erstellung von Stellenausschreibungen, der Koordination von Bewerbungsgesprächen und der Pflege von Personaldaten. Im Bereich Reisemanagement übernimmst du die Buchung von Geschäftsreisen und die Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung. Zudem bist du an der Organisation von Firmenevents und Teambuilding-Maßnahmen beteiligt und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Reports für interne und externe Zwecke. Gelegentlich übernimmst du auch kleinere Übersetzungsaufgaben für die internationale Kommunikation und hilfst bei der Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite.
Anforderungen:
Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im IT-Umfeld. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit. Du solltest über ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse verfügen (insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook) und Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen haben. Kenntnisse in der Personaladministration und im Reisemanagement sind von Vorteil. Wir setzen eine selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise voraus sowie ein hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit.
Dein Profil zeichnet sich durch hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung aus. Du bist kommunikativ stark, sowohl schriftlich als auch mündlich, und pflegst einen freundlichen, professionellen Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern. Deine Arbeitsweise ist strukturiert und lösungsorientiert, auch in stressigen Situationen behältst du den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten. Du bringst ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein mit und arbeitest gerne selbstständig und vorausschauend. Deine ausgeprägte Teamfähigkeit und interkulturelle Kompetenz machen dich zur idealen Besetzung für diese Position in einem internationalen Umfeld.
Arbeitszeiten:
Die Teilzeitstelle umfasst 25-30 Stunden pro Woche und kann flexibel auf 4-5 Tage verteilt werden. Die Kernarbeitszeit liegt zwischen 9 und 15 Uhr, wobei individuelle Absprachen möglich sind. Das Unternehmen bietet zudem die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten, um eine optimale Work-Life-Balance zu gewährleisten. In besonderen Fällen, wie bei Firmenevents oder wichtigen Meetings, kann gelegentlich auch ein Einsatz außerhalb der regulären Arbeitszeiten erforderlich sein, der entsprechend vergütet oder durch Zeitausgleich kompensiert wird.
Zusammenfassung:
Unser Kunde bietet dir ein attraktives Gehaltspaket mit einer Vergütung von 19,20 €/Stunde sowie die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung in einem wachsenden IT-Unternehmen. Du arbeitest in einem modernen, zentral gelegenen Büro mit ausgezeichneter Infrastruktur und profitierst von flexiblen Arbeitszeiten sowie der Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice. Das Unternehmen legt großen Wert auf ein positives Arbeitsklima und fördert den Teamgeist durch regelmäßige Events und gemeinsame Aktivitäten. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und hast die Möglichkeit, an Weiterbildungen teilzunehmen, um deine Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern. Zusätzlich profitierst du von kostenlosen Getränken und Snacks, einer betrieblichen Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatten für IT-Produkte.
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