Die Personalbeschaffung (Rekrutierung, Recruiting) ist ein Teil des Personalmanagements und befasst sich mit der Deckung eines vorher festgelegten Personalbedarfs. Ihre grundlegende Aufgabe ist es, dem Unternehmen potenziell qualitative Arbeitskräfte bedarfsgerecht und kostengünstig zur Verfügung zu stellen.

Methoden

Bevor Personal eingestellt wird, wird der Personalbedarf in der gewünschten Anzahl, zur gewünschten Zeit und am gewünschten Ort und – besonders wichtig – mit den erforderlichen Qualifikationen ermittelt. Der Personalbedarf eines Unternehmens kann daher anhand der folgenden vier Dimensionen bestimmt werden:

1. Quantitative Dimension: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
2. Qualitative Dimension: Welche Qualifikationen müssen potenzielle Mitarbeiter/innen haben?
3. Zeitliche Dimension: Wann werden die Mitarbeiter/innen benötigt?
4. Räumliche Dimension: Wo werden die Mitarbeiter/innen benötigt?

> Kurzformel: M.A.Z.O. richtiger Mitarbeiter, richtige Anzahl, richtige Zeit, richtiger Ort

Um den quantitativen Personalbedarf zu berechnen, werden die vorhandenen Kapazitäten mit Hilfe der Kennzahlenmethode oder der Stellenplanmethode mit den spezifischen Anforderungen verglichen. Schließlich dient die Stellenbeschreibung als qualitative Beschreibung des Bedarfs. Als Beschaffungsalternativen gelten die unternehmensinterne und die unternehmensexterne Rekrutierung.

Interne Rekrutierung

Interne Rekrutierung ist die Rekrutierung von Personal innerhalb des Unternehmens. Methoden der internen Rekrutierung sind:

– Personalentwicklung (Mitarbeiter werden gezielt geschult und auf die entsprechenden Aufgaben vorbereitet, eventuell in einem Coaching)
– Versetzung oder Inplacement (Mitarbeiter/innen werden auf eine andere Stelle versetzt, wenn sie über die entsprechenden Qualifikationen verfügen)
– Interne Stellenausschreibung (Mitarbeiter werden aufgefordert, sich auf die freien Stellen zu bewerben)
– Mitarbeiterempfehlungen (Mitarbeiter empfehlen geeignete Kontakte aus ihrem eigenen Netzwerk)

Sie ist in drei Teilbereiche unterteilt:

a) Die Deckung des Bedarfs ohne Personalbewegung führt regelmäßig zu einer erhöhten Arbeitsbelastung:

– Anordnung von Überstunden
– Strukturanpassungen (Aufbauorganisation) und Ablaufregelungen (Ablauforganisation)
– Durchführung von größeren Rationalisierungsmaßnahmen
– Personalentwicklung für einen Stelleninhaber

b) Bedarfsdeckung mit Personalbewegung führt regelmäßig dazu, dass eine Stelle besetzt wird:

– Stellenanreicherung und Stellenerweiterung durch interne Ausschreibungen
– Personalentwicklung mit Beförderung
– Stellenfreimachung (Stellenumwandlung)

c) Aktive Rekrutierung innerhalb des Unternehmens (eventuell innerhalb der Gruppe): Sie nutzt je nach Bedarf verschiedene interne Medien (Unternehmenszeitschrift, Intranet, interne Stellenbörsen), um gezielt Bewerber/innen für eine bestimmte Stelle anzusprechen. Die Personaldienstleister im Unternehmen (Human Resources) können als Informationszentren oder Vermittler dienen:

– Angebote in Jobbörsen und Rekrutierungsbörsen
– Stellenausschreibung über Anzeigen (Intranet, Mitarbeiterzeitschrift oder Hauszeitung)

Vorteile

– Eröffnung von Aufstiegsmöglichkeiten für die eigenen Mitarbeiter
– stärkere Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen
– geringere Beschaffungskosten
– gute Kenntnis der Qualifikationen
– Einhaltung des betrieblichen Lohnniveaus, da sich der Mitarbeiter am betrieblichen Lohnniveau orientiert
– schnellere Einstellungsmöglichkeiten
– Chancen für Nachwuchskräfte sind frei
– Mitarbeitermotivation
– weniger Einarbeitungszeit
– gezielte Fördermöglichkeit
– transparente Personalpolitik
– Unternehmensimage verbessert sich

Nachteile

– weniger Wahlmöglichkeiten z. B. bei der Auswahl von Mitarbeitern
– Enttäuschung von Kollegen, besonders bei Beförderungen in Führungspositionen, evtl. auch Spannungen und Rivalität (Neid oder Demotivation)
– zu starke kollegiale Bindungen (sachliche Entscheidungen werden „anbiedernd“)
– Verdrängung löst den Bedarf nicht quantitativ; die interne Rekrutierung zieht in der Regel eine externe Rekrutierung nach sich
– auch diese Methode bringt kaum neue Arbeitskräfte ins Unternehmen
– Förderung der sogenannten „Betriebsblindheit“, Fehler bleiben unentdeckt
– rückläufige Mitarbeitertätigkeit aufgrund der „Transportautomatisierung“

Externe Rekrutierung

Externe Rekrutierung bezieht sich auf eine Stellenanzeige oder Mitarbeitersuche außerhalb des Unternehmens. Es kann zwischen passiver (oder indirekter) und aktiver (oder direkter) Rekrutierung unterschieden werden:

a) Die passive Rekrutierung erfolgt durch die Bearbeitung und Archivierung eingehender Initiativ- oder Blindbewerbungen. Im Rahmen der passiven Rekrutierung dient die Werbung lediglich dazu, den Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber zu verbessern (sogenanntes Employer Branding), um es für qualifizierte Bewerber/innen interessanter zu machen und Initiativbewerbungen anzuregen. Eine konkrete Veröffentlichung des Personalbedarfs findet nicht statt. Wenn eine Neubesetzung erforderlich ist, werden zunächst die Bewerber aus dem Pool herangezogen und zur Auswahl gestellt. Weitere Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung bestehender Bewerberdatenbanken, z.B. über das Internet, die Arbeitsagentur und Personalleasing oder Zeitarbeit.

b) Beim aktiven Recruiting werden je nach Bedarf verschiedene Medien eingesetzt, um gezielt Bewerber/innen für eine bestimmte Stelle oder für einen Karriereweg anzusprechen. Neben gezielter Werbung kommen auch interaktive Medien (Homepage) und Unternehmenspräsentationen in Frage. Darüber hinaus können auch Vermittler einbezogen werden:

– Angebote in Jobbörsen und Rekrutierungsbörsen
– Nutzung der Recruiterfunktionen und Sympathiewerbung in den neuen sozialen Medien
– Beauftragung von Personalvermittlern, Personalberatungsunternehmen (Direktsuche) oder einer staatlichen Organisation wie dem lokalen Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit in Deutschland
– Anzeigen für freie Stellen (Internet, Zeitung, Radio)
– Informationsveranstaltungen an Bildungseinrichtungen und (Fach-)Hochschulen
– Firmenkontaktmessen an (Fach-)Hochschulen
– Recruiting-Veranstaltungen, Hochschulmarketing vor allem zur Anwerbung von Berufseinsteigern nach dem Studium (College-Recruiting)
– Praktika anbieten und Unentschlossenen die internen Möglichkeiten aufzeigen

Vorteile

– große Bandbreite an Wahlmöglichkeiten
– Verringerung der Betriebsblindheit
– Möglichkeiten zum Vergleich der Qualifikationen von internen und externen Mitarbeitern
– geringe Ausbildungskosten (die Auswahl der zukünftigen Mitarbeiter ist auf die ausgeschriebene Stelle zugeschnitten)
– Vermeidung des Kettenreaktionseffekts (Wiederbesetzung der frei gewordenen Stelle im Unternehmen)
– Einbringen neuer Impulse in das Unternehmen

Nachteile

– Relativ höhere Beschaffungskosten durch die Auswahl und den Vergleich bzw. die Einbindung von Dienstleistern
– Das Risiko, die falsche Person zu finden, ist höher als bei der internen Rekrutierung
– Es kann Schwierigkeiten bei der Eingliederung neuer Mitarbeiter geben
– Die Gehälter für Neueinsteiger sind oft höher als die für interne Kandidaten
– Mögliche Demotivation von qualifizierten internen Mitarbeitern

Verfahren der Personalrekrutierung

Die richtige Beurteilung und Auswahl von Bewerbern bei der Personalrekrutierung ist eine der schwierigsten Aufgaben im Personalwesen. Am Anfang dieses komplexen Weges steht die Stellenbeschreibung.

Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung ist die verbindliche und standardisierte Festlegung der Einbindung einer Stelle in die Organisationsstruktur. Hier werden deine Ziele, Aufgaben und Kompetenzen sowie die wichtigsten Beziehungen zu anderen Stellen festgehalten. Sie sollte kurz und unmissverständlich sein und regelmäßig überprüft werden.

In einer Stellenbeschreibung werden das Ziel der Stelle, die Aufgaben und die Kompetenzen des Stelleninhabers genau beschrieben. Die Ziele der Stellenbeschreibung sind Transparenz, Verbesserung der Organisationsstrukturen und Erleichterung der Kontrolle und Beurteilung.

Vorteile

– Vermeidung von Missverständnissen.
– Vorbeugung von Kompetenzschwierigkeiten.
– Unterstellte und Vorgesetzte sind bekannt.
– Reibungsloses Onboarding neuer Mitarbeiter.

Nachteile

– Fixierung auf beschriebene Tätigkeiten → Motivation sinkt
– Zeit- und organisationsaufwändig.
– Regelmäßige Überarbeitung notwendig.

Auf der anderen Seite gibt es die Stellenbeschreibung, die eine schriftliche Beschreibung der Tätigkeiten enthält, die an einem Arbeitsplatz auszuführen sind.

Jobbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung ist eine systematische, klare und möglichst objektive Beschreibung der aktuellen Situation. Sie zeigt, was der Stelleninhaber tut, wie er es tut und warum es eine Stelle gibt.

Durch die Beantwortung der Fragen

– Wer?
– Wie?
– Was?
– Zu welchem Zweck?
– Mit welcher Verantwortung?

gibt Auskunft über die Hauptverantwortungsbereiche des Arbeitsplatzes, charakterisiert das organisatorische Umfeld und hebt die wichtigsten Hauptaufgaben hervor.

Eine Stellenbeschreibung wird also als schriftliche Zielvorgabe für eine Stelle oder einen Arbeitsplatz mit den jeweiligen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten, Beziehungen zu anderen Stellen und den Anforderungen an den Stelleninhaber verstanden.

Das Anforderungsprofil wird aus der Stellenbeschreibung und dem Anforderungsprofil abgeleitet.

Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil ist die Beschreibung der erforderlichen oder gewünschten Eigenschaften (Fähigkeiten, Merkmale). Aus dem Anforderungsprofil muss klar hervorgehen, welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen für die ausgeschriebene Stelle erforderlich sind.

Es ist eine tabellarische Zusammenstellung bestimmter betrieblicher Anforderungen an Bewerber, Auszubildende oder Beschäftigte in Bezug auf bestimmte Tätigkeiten. In dieser Tabelle kann die Bedeutung jedes einzelnen Anforderungsmerkmals für das Unternehmen und bestimmte Tätigkeiten gewichtet werden.

An dieser Stelle sind die notwendigen Vorarbeiten für die Erstellung einer Stellenausschreibung geleistet worden.

Stellenausschreibung

Eine Stellenausschreibung (auch Stellenbeschreibung) enthält die Anforderungen für eine neu zu besetzende Stelle in einem Unternehmen. Sie kann intern (intern) oder extern (extern) sein. Die Stellenausschreibung enthält weniger detaillierte Elemente als eine Stellenbeschreibung. Bei der Stellenbesetzung liegt der Schwerpunkt eher auf dem Bereich der geforderten sozialen und fachlichen Kompetenzen und den allgemeinen Arbeitszielen.

Bei internen Stellenausschreibungen wird den Beschäftigten eine freie Stelle, z. B. per Rundschreiben, angekündigt. Das bedeutet, dass sich die Beschäftigten auf eine andere Stelle im Unternehmen bewerben können. Der interne Bewerber muss nicht bevorzugt werden, obwohl es gängige Praxis ist, interne Bewerber gegenüber externen Bewerbern mit vergleichbaren Qualifikationen zu bevorzugen. Gleichzeitig können natürlich auch externe Rekrutierungsmaßnahmen durchgeführt werden.

Informationen, die den Bewerbern zur Verfügung gestellt werden sollten, sind die Stellenbezeichnung, eine kurze Beschreibung der Stelle, die Zugehörigkeit zur Abteilung, zum Zweig / zur Gruppe, die Arbeitszeiten, die erforderlichen Qualifikationen, die vorgesehene Vergütung und der vorgesehene Standort.

Stellenanzeigen

Bis in die 1990er Jahre war das wichtigste Medium für Stellenanzeigen die Tageszeitung. Im Gegensatz zu den Stellenangeboten für Führungskräfte, die in einigen wenigen überregionalen Tageszeitungen und in Verbandszeitschriften zu finden sind, stehen die meisten Stellenanzeigen in der Lokalpresse. Mit der Verbreitung des Internets werden immer mehr Stellen auch online ausgeschrieben (E-Recruiting).

Der Vorteil von Online-Stellenanzeigen ist, dass sich Bewerber/innen viel schneller und übersichtlicher über offene Stellen informieren und sich darauf bewerben können. Für die Unternehmen wiederum liegt der Vorteil darin, dass Online-Stellenanzeigen viel billiger sind und über einen längeren Zeitraum laufen.

Bewerbungen

Das Unternehmen erhält Bewerbungen als Antwort auf die Stellenanzeige. Eine Bewerbungsmappe besteht aus einem Anschreiben, einem Lebenslauf mit einem Bewerbungsfoto, Arbeitszeugnissen und Schulzeugnissen oder Abschlüssen usw. Die eingegangenen Bewerbungsunterlagen werden nach den im Anforderungsprofil festgelegten Prioritäten, Wunsch- und Pflichtkriterien sowie ideellen Voraussetzungen gesichtet und können durch die beigefügten Zeugnisse bestätigt oder ausgeschlossen werden. Die meisten Unternehmen haben dafür ihre eigenen Klassifizierungskriterien, nach denen die Unterlagen bewertet werden.

Darüber hinaus sind der optische Eindruck, die Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen und das Anschreiben ausschlaggebend für die Entscheidung, den Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen.

Anschreiben

Das äußere Erscheinungsbild des Anschreibens zeigt, ob es sich um eine individuelle oder standardisierte Antwort handelt. Gezielte Formulierungen und Erklärungen als Antwort auf die Stellenanzeige geben Aufschluss über die Ernsthaftigkeit und Individualität des Bewerbers. Natürlich ist es nicht ganz klar, ob der Bewerber das Anschreiben selbst verfasst und gestaltet hat. Das Anschreiben kann durch die Beantwortung der folgenden Fragen analysiert werden:

– Persönliche Ansprache?
– Gezielte Auseinandersetzung mit dem Unternehmen?
– Gezielte Auseinandersetzung mit der Arbeit?
– Motivation klar erkennbar?
– Wird die aktuelle Beschäftigung erwähnt?
– Sprache klar und verständlich?
– Ist der Grund für die Bewerbung glaubwürdig und verständlich?
– Wird ein mögliches Eintrittsdatum erwähnt?
– Wurde Zeit und Mühe in die Bewerbung investiert?
– Ist das Anschreiben logisch aufgebaut?

Grundsätzlich sollte sich der Inhalt des Anschreibens an dem AIDA-Modell orientieren. „AIDA“ steht für Attention, Interest, Desire, Action. Der potenzielle Bewerber sollte zunächst versuchen, die Aufmerksamkeit der anderen Person zu erregen (Attention). Eine fehlerfreie Bewerbung ist dafür unerlässlich. Das Interesse des potenziellen Arbeitgebers sollte geweckt werden. Das geschieht i. d. R. durch eine interessante Beschreibung deiner Person und deines bisherigen Werdegangs sowie eine schlüssige Beschreibung der Motivation, die zu der Bewerbung geführt hat. Die einwandfreie und interessante Darstellung der eigenen Person soll bei der anderen Person den Wunsch wecken, mehr über den Bewerber zu erfahren (Begehren). Der Stellenanbieter soll dazu gebracht werden, aktiv auf den Bewerber zuzugehen, um ihn einer näheren Prüfung zu unterziehen (Aktion). Das kann z. B. in Form eines Vorstellungsgesprächs oder mit Hilfe von Assessment Centern geschehen.

Vorstellungsgespräch

Nach dem Auswahlverfahren lädt das Unternehmen die ausgewählten Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein. Zu diesem Zweck kann ein Einstellungstest ähnlich einem IQ-Test durchgeführt werden. Es ist aber auch nicht ungewöhnlich, dass dem Bewerber abstrakte Aufgaben gestellt werden, wie z. B. das Nachspielen einer Verkaufssituation oder ähnliches. Das Vorstellungsgespräch dient vor allem dazu, einen persönlichen Eindruck vom Bewerber zu bekommen. Der persönliche Eindruck sagt meist mehr aus als jede schriftliche Bewerbung. Während des Vorstellungsgesprächs unterliegt der Bewerber einer Wahrheitspflicht, die im Folgenden kurz erläutert wird:

> Berufliche Ausbildung: Der Arbeitnehmer muss Fragen dazu umfassend beantworten. Außerdem muss er Auskunft über seine früheren Arbeitgeber geben.
> Straftaten: Der Arbeitnehmer muss Auskunft über frühere Verurteilungen geben, wenn sie relevant sind. Über laufende Ermittlungen kann er jedoch schweigen, auch wenn sie relevant sind.
> Krankheit: Bei der Einstellung kann ein Arbeitnehmer nach aktuellen Krankheiten gefragt werden, wenn diese für die zu verrichtende Arbeit relevant sind. Das ist der Fall, wenn der Bewerber nicht in der Lage ist, so zu arbeiten wie ein gesunder Kollege, wenn sich seine Kollegen anstecken könnten oder wenn zu erwarten ist, dass er in absehbarer Zeit arbeitsunfähig sein wird.
> Schwerbehinderung: Eine Schwerbehinderung muss immer dann auf Antrag anerkannt werden, wenn die Behinderung die zukünftige Arbeitsleistung beeinträchtigen kann. Wenn der Antragsteller lügt, kann der Arbeitgeber den Vertrag kündigen.

Bewertungsformular

Um entscheiden zu können, welche der Bewerber/innen eingestellt werden und welche nicht, wird für das jeweilige Auswahlgespräch ein Bewertungsbogen ausgefüllt. Nach allen Vorstellungsgesprächen entscheidet das Unternehmen anhand dieser Formulare, welche Bewerber/innen eingestellt werden. Diese erhalten eine schriftliche Zusage, alle anderen eine schriftliche Absage.

Probearbeiten

Manche Unternehmen lassen die Bewerber/innen jedoch erst einmal für eine bestimmte Zeit auf Probe arbeiten und entscheiden erst dann, ob sie einen Arbeitsvertrag mit dem/der Bewerber/in unterschreiben oder nicht.