Die Bewerbervorauswahl, auch Personalvorauswahl genannt, soll aus der Gruppe der Bewerber für eine Stelle diejenigen Personen auswählen, die in erster Linie für die zu besetzende Stelle geeignet sind, weil sie dem Anforderungsprofil entsprechen. Umgekehrt sollen die Bewerber/innen herausgefiltert werden, die für die zu besetzende Stelle nicht geeignet sind. Die Vorauswahl der Bewerber/innen ist Teil des Einstellungsverfahrens. Sie wird in der Regel von Personalverantwortlichen durchgeführt.

Kriterien und Instrumente

Bei traditionellen Bewerbungen werden die eingereichten Bewerbungsunterlagen im Rahmen des Vorauswahlverfahrens gesichtet und analysiert. In der Regel werden immer die folgenden Punkte geprüft:

– Einhaltung der Formalitäten, insbesondere, dass die Bewerbungsunterlagen fehlerfrei und vollständig sind
– Motivation des Bewerbers
– Zeugnisse
– Vollständigkeit des Lebenslaufs

Wenn sich die Bewerbung auf eine Stelle im öffentlichen Dienst in Deutschland bezieht, wird in der Regel auch darauf geachtet, ob der Bewerber schwerbehindert oder einem schwerbehinderten Menschen gleichgestellt ist. Liegt eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung vor, sind öffentliche Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, die betreffenden Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen (§ 165 Satz 2 SGB IX). Das Merkmal „Schwerbehinderung“ wird also bereits bei der Vorauswahl des Personals zugunsten des Bewerbers berücksichtigt.

Weitere Instrumente zur Vorauswahl von Bewerbern sind:

– Einholung von Referenzauskünften von früheren Arbeitgebern der Bewerber
– Telefoninterviews mit Bewerbern
– Eignungstests, insbesondere Sprachtests
– Fragebögen zur Selbstbeschreibung, die von den Bewerbern ausgefüllt werden
– Online-Assessments

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Vorauswahl wird entschieden, welche Personen im Bewerbungsverfahren verbleiben und welche Personen ausscheiden.

Outsourcing und Einsatz von Rekrutierungssoftware

Je nach Anzahl der zu analysierenden Bewerbungen kann die Vorauswahl des Personals zeitaufwändig und damit personalintensiv sein. Aus diesem Grund lagern einige Unternehmen diesen und eventuell weitere Schritte des Rekrutierungsprozesses an externe Dienstleister aus (sogenanntes Recruitment Process Outsourcing). Die Personaldienstleister treffen eine Vorauswahl aus den Bewerbern. Das beauftragende Unternehmen wird nur mit den Bewerbern konfrontiert, die dem Anforderungsprofil entsprechen.

Andere Unternehmen verlassen sich bei der Personalrekrutierung teilweise oder ausschließlich auf Online-Bewerbungen. Die von den Bewerbern im Online-Formular eingegebenen Daten können automatisch mit dem Anforderungsprofil der Stelle abgeglichen werden. Ein manueller Abgleich ist nicht notwendig. Die endgültige Vorauswahl der Bewerber/innen erfolgt jedoch nicht per Software, da sonst gegen das Verbot automatisierter Einzelentscheidungen (§ 6a Abs. 1 BDSG) verstoßen würde.