Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Vizepräsidenten der Freien Universität Berlin

Jobbeschreibung

Präsidium – 2. Vizepräsident*in (VP2)
Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Vizepräsidenten der Freien Universität Berlin

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: VP22-2026

Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten.
Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent*in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner*innen.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, individuelle Weiterbildung sowie Gesundheitsförderung sind uns besonders wichtig. Zusätzlich profitieren Sie von zahlreichen weiteren Vorteilen: einem sicheren Arbeitsplatz, einer Zusatzversorgung (VBL), einem Jobticket, einer ermäßigten Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, einem vielfältigen Hochschulsportangebot, der Möglichkeit zur Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen sowie 30 Urlaubstagen pro Jahr.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie das Team des Vizepräsidenten in einer unbefristeten Position und gestalten Sie die Arbeit im Präsidium der Freien Universität Berlin aktiv mit.

Aufgabengebiet:
Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten
schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache
Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, Teilnehmendenmanagement
Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen
Gästebetreuung
Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte
Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge
Durchführung themenbezogener Recherchen
Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent*in
Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen
Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen)
Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse; Deutsch Niveau C2 des GeR, Englisch B2 des GeR, romanische Sprache B2 des GeR; Nachweis über die Fremdsprachenkenntnisse
(Berufs-)Erfahrung:
Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.
Das wünschen wir uns von Ihnen:
Erfahrung im professionellen Büromanagement sowie im Umgang mit anspruchsvollen organisatorischen Abläufen
Gute Kenntnisse universitärer oder vergleichbarer institutioneller Strukturen und Verwaltungsprozesse
Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
Freundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
Hohe Verantwortungsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Eigenständigkeit
Teamfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Loyalität, Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)

Das bieten wir Ihnen:
Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
Zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen

Weitere Informationen erteilt Frau Dr. Marion Acker ( [email protected] / +49 30 838 731 21).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 16.03.2026 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Prof. Georg Bertram: [email protected] oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Präsidium
2. Vizepräsident*in (VP2)
Herrn Prof. Georg Bertram
Kaiserswerther Str. 16-18
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.
Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

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