Office Manager (m/w/d) in Herford – 19,75 Euro pro Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Herford erwartet dich eine anspruchsvolle Position bei einem innovativen Unternehmen der Medizintechnikbranche. Du übernimmst verantwortungsvolle Aufgaben im Office-Management und fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in modernen, ergonomisch eingerichteten Büroräumen mit zeitgemäßer technischer Ausstattung. Du wirst Teil eines internationalen Teams, das durch professionelle Strukturen und eine wertschätzende Unternehmenskultur geprägt ist.

Branche: Medizintechnik

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Assistenzkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die selbstständige Organisation des Büros und der administrativen Abläufe, die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Terminkoordination und Kalenderverwaltung für die Geschäftsführung, die Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung, die Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen, die Bearbeitung von eingehenden Anfragen und deren Weiterleitung sowie die Verwaltung und Optimierung des Dokumentenmanagements.

Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, hilfst bei der Organisation und Durchführung von Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen, übernimmst die Recherche und Aufbereitung von Informationen für die Geschäftsleitung, assistierst bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, unterstützt bei der Koordination von Zulassungs- und Qualitätsmanagementprozessen, hilfst bei der Optimierung administrativer Abläufe und übernimmst eigenständig kleinere Projekte im Administrationsbereich.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftliches Studium. Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder Assistenzbereich ist erforderlich, idealerweise in der Medizintechnik oder einer verwandten Branche. Du solltest über sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (besonders Word, Excel, PowerPoint und Outlook) wird vorausgesetzt. Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Diskretion runden dein Profil ab.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und dein professionelles Auftreten. Deine kommunikative Stärke erlaubt es dir, souverän mit verschiedenen Ansprechpartnern auf allen Hierarchieebenen zu interagieren. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und lösungsorientiert, auch unter Zeitdruck. Deine Detailorientierung und dein Qualitätsbewusstsein stellen sicher, dass deine Arbeitsergebnisse stets auf hohem Niveau sind. Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und kannst Prioritäten richtig setzen. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich. Du bist flexibel, anpassungsfähig und bringst die Bereitschaft mit, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind montags bis freitags zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25-30 Stunden. Die genaue Verteilung der Stunden wird individuell vereinbart, wobei eine regelmäßige Präsenz an mindestens 4 Tagen pro Woche erwünscht ist.

Zusammenfassung:

Dir wird ein anspruchsvoller und abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem innovativen Unternehmen mit internationaler Ausrichtung geboten. Du erhältst eine attraktive Vergütung, die deiner Qualifikation und Erfahrung entspricht. Es erwarten dich ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien sowie vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßige Weiterbildungsangebote. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, die sich gut mit familiären Verpflichtungen vereinbaren lassen, sowie der Möglichkeit zum teilweisen Home-Office nach der Einarbeitungsphase. Zusätzlich erhältst du betriebliche Sonderleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, kostenfreie Getränke und Obst sowie die Teilnahme an regelmäßigen Teamevents und Gesundheitsangeboten.