Office Manager (m/w/d) in Datteln – 18,00 €/Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in einem expandierenden Großhandelsunternehmen in Datteln übernimmst du eine zentrale Rolle in der Administration und Organisation des Büroalltags. In dieser vielseitigen Position sorgst du für reibungslose Abläufe und unterstützt sowohl die Geschäftsführung als auch die verschiedenen Fachabteilungen bei administrativen Aufgaben. Das mittelständische Familienunternehmen bietet dir ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit hoher Eigenverantwortung. CALUMA vermittelt dich an unseren Kunden und begleitet dich während deiner gesamten Tätigkeit.

Branche: Großhandel

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

In deiner Position als Office Manager übernimmst du die Organisation und Koordination des Büroalltags, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung. Du bist verantwortlich für die professionelle Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz sowie für die Terminkoordination und Kalenderführung für die Geschäftsführung. Die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Betreuung von Besuchern und die Koordination mit externen Dienstleistern. Du unterstützt bei der Buchhaltung, insbesondere bei der Rechnungsprüfung und -freigabe, und hilfst bei der Organisation von Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen.

Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Pflege der Kundendatenbank und hilfst bei der Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen. Du assistierst bei der Koordination zwischen Büro und Lager, unterstützt bei der Überwachung von Lieferterminen und hilfst bei der Bearbeitung von Reklamationen. Die Mitarbeit bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten für Geschäftspartner gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Unterstützung bei der Organisation von Messeauftritten und Kundenevents. Bei Bedarf hilfst du bei der Recherche zu Markttrends und Wettbewerbern und unterstützt bei der internen Kommunikation, etwa bei der Erstellung von Mitarbeiterinformationen oder der Organisation von Teammeetings.

Anforderungen:

Für diese vielseitige Position verfügst du idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im Office Management oder als Assistenz, vorzugsweise in der Großhandelsbranche, ist erwünscht. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, besonders in Excel und Outlook, sind für die tägliche Arbeit unerlässlich. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, grundlegende Englischkenntnisse sind von Vorteil. Erfahrungen mit ERP-Systemen und in der Büroorganisation runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten aus, die dir helfen, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Deine Kommunikationsstärke erleichtert dir den professionellen Umgang mit Kunden, Lieferanten und Kollegen. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert, erkennst Handlungsbedarf und ergreifst eigenständig Initiative. Deine Zuverlässigkeit und Diskretion sind besonders im Umgang mit vertraulichen Informationen wichtig. Du bist flexibel und belastbar, kannst Prioritäten setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Deine Dienstleistungsorientierung und dein freundliches Wesen machen dich zum geschätzten Ansprechpartner im Unternehmen.

Arbeitszeiten:

25-30 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, flexible Gestaltung in Abstimmung mit dem Team möglich

Zusammenfassung:

Du erhältst bei unserem Kunden einen attraktiven Stundenlohn von 18,00 € und die Möglichkeit, in Teilzeit mit planbaren Arbeitszeiten tätig zu sein. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Büro in Datteln mit guter Verkehrsanbindung und firmeneigenen Parkplätzen. Du wirst Teil eines mittelständischen Familienunternehmens mit stabiler wirtschaftlicher Lage und Wachstumskurs. Nach gründlicher Einarbeitung übernimmst du eigenverantwortlich vielseitige Aufgaben mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung. Du profitierst von flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer familiären Arbeitsatmosphäre. Zusätzliche Benefits umfassen betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Teammeetings und Firmenfeiern, Mitarbeiterrabatte auf Produkte sowie kostenlose Getränke und einen Obstkorb.