Verwaltungsassistenz (m/w/d) in Bergkamen – 15,80 €/Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Bei einem etablierten Bildungsträger in Bergkamen unterstützt du als Verwaltungsassistenz das Sekretariat bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Die gemeinnützige Einrichtung bietet Weiterbildungskurse, Sprachunterricht und Integrationskurse an und sucht Verstärkung für den Verwaltungsbereich. In dieser vielseitigen Position sorgst du für reibungslose Abläufe im Bildungszentrum und bist Ansprechpartner für Kursteilnehmer, Dozenten und externe Partner.

Branche: Bildungswesen

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Verwaltungsassistenz übernimmst du den Telefon- und E-Mail-Verkehr, bearbeitest Kursanfragen und -anmeldungen und pflegst Teilnehmerdaten in die Verwaltungssoftware ein. Du erstellst Kurslisten, bereitest Unterrichtsmaterialien vor und unterstützt bei der Raumbelegungsplanung. Außerdem hilfst du bei der Abrechnung von Kursen, der Bearbeitung von Förderanträgen und der Erstellung von Teilnahmebescheinigungen. Die Organisation des Empfangsbereichs, die Betreuung von Kursteilnehmern und die Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Kursleiter gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.

Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Organisation von Infoveranstaltungen und bei der Vorbereitung von Prüfungen. Du hilfst bei der Aktualisierung der Website und bei der Erstellung von Informationsmaterialien für neue Kursangebote. Gelegentlich unterstützt du bei der Durchführung von Evaluationen und bei der Auswertung von Teilnehmerfeedback. Bei Bedarf hilfst du auch bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Praktikanten und bei der Inventur von Unterrichtsmaterialien und Bürobeständen.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Büroorganisation oder Verwaltung, oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung in der Bildungsbranche oder im Verwaltungsbereich ist wünschenswert, aber nicht Bedingung. Du hast sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word und Excel. Grundkenntnisse in der Verwaltung von Bildungseinrichtungen sind von Vorteil. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich, weitere Sprachkenntnisse (z.B. Englisch, Arabisch, Türkisch) sind wünschenswert. Ein freundliches, servicebetones Auftreten und Erfahrung im Umgang mit Menschen unterschiedlicher kultureller Hintergründe runden dein Profil ab.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Serviceorientierung, deine Kommunikationsstärke und deine interkulturelle Kompetenz. Mit deiner strukturierten, sorgfältigen Arbeitsweise und deiner Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten, sorgst du für reibungslose Verwaltungsabläufe. Du bist teamfähig, flexibel und hilfst gerne, wo Unterstützung benötigt wird. Deine Zuverlässigkeit und Genauigkeit stellen sicher, dass administrative Prozesse korrekt abgewickelt werden. Du bist geduldig im Umgang mit unterschiedlichen Anliegen und findest auch für komplexe Fragestellungen praktische Lösungen. Deine Diskretion im Umgang mit persönlichen Daten der Teilnehmer ist selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, 20-25 Stunden wöchentlich. Da Kurse auch in den Abendstunden stattfinden, wird Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung erwartet.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer gemeinnützigen Bildungseinrichtung mit einem attraktiven Stundenlohn von 15,80 €. Du profitierst von einer gründlichen Einarbeitung, einem multikulturellen Arbeitsumfeld und der Möglichkeit, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Option auf Stundenerhöhung oder Übernahme in ein Vollzeitverhältnis. Es erwarten dich ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien, moderne Arbeitsplätze und eine sinnstiftende Tätigkeit im Bildungsbereich. Zusätzlich bieten wir kostenlose Teilnahme an ausgewählten Kursen des Bildungsträgers (z.B. Sprachkurse), flexible Arbeitszeitmodelle und regelmäßige Teammeetings und -events. Die gute Verkehrsanbindung und die zentrale Lage in Bergkamen runden unser Angebot ab.