Verwaltungsassistent für Energieforschung in Jülich (m/w/d) – 16,50€ pro Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Bei unserem Kunden, einer bedeutenden Forschungseinrichtung im Bereich Energieforschung in Jülich, unterstützt du die Verwaltungsabteilung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du arbeitest in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld mit gesellschaftlicher Relevanz und hilfst dabei, die administrativen Prozesse im Forschungsbetrieb effizient zu gestalten. Der Standort in Jülich, einem renommierten Forschungsstandort, bietet dir Einblicke in die organisatorischen Abläufe einer führenden Forschungseinrichtung mit internationaler Ausrichtung und zukunftsweisenden Energiethemen.

Branche: Energieforschung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungsassistent (m/w/d)

Aufgaben:

Als Verwaltungsassistent bist du für die Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, die Unterstützung bei der Budgetverwaltung und die Organisation von internen Meetings und Veranstaltungen zuständig. Du hilfst bei der Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen, unterstützt bei der Beschaffung von Büro- und Labormaterialien und übernimmst die Vorbereitung von Verwaltungsdokumenten und Berichten. Zudem bist du für die Pflege administrativer Datenbanken, die Unterstützung bei der Personalverwaltung und die Mithilfe bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten verantwortlich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen, hilfst bei der Erstellung von Präsentationen für die Institutsleitung und arbeitest bei der Optimierung administrativer Abläufe mit. Du unterstützt bei der Betreuung internationaler Gastwissenschaftler, hilfst bei der Vorbereitung von Audit-Unterlagen und übernimmst die Koordination mit anderen Verwaltungsabteilungen und externen Partnern. Gelegentlich unterstützt du auch bei der Erstellung von Statistiken und Kennzahlen, bei der Vorbereitung von Informationsmaterialien für neue Mitarbeiter oder bei der Organisation von Institutsführungen für Besucher.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung und bringst erste Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Assistenzbereich mit. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere MS-Office-Kenntnisse werden vorausgesetzt. Ein Grundverständnis für wissenschaftliche Einrichtungen und deren Verwaltungsprozesse ist von Vorteil. Wichtig sind uns deine Organisationsfähigkeit, deine Kommunikationsstärke und deine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise. Zuverlässigkeit, Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch deine hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten und deine Serviceorientierung aus, die dir helfen, verschiedene administrative Aufgaben effizient zu koordinieren. Mit deiner kommunikativen Art und deiner interkulturellen Kompetenz unterstützt du die Zusammenarbeit in einem internationalen Forschungsumfeld. Du arbeitest präzise, zuverlässig und mit hohem Qualitätsbewusstsein, auch bei parallelen Anforderungen und unter Zeitdruck. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, Verwaltungsprozesse zu verstehen und zu optimieren. Du bist flexibel, lösungsorientiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Mit deiner Teamfähigkeit und deiner Diskretion bist du eine vertrauenswürdige Stütze in der Verwaltung.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr, 20-25 Stunden wöchentlich, feste Tage nach Vereinbarung

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 16,50€ pro Stunde in einem angesehenen Forschungsumfeld mit gesellschaftlicher Relevanz. Du erhältst Einblicke in die administrativen Prozesse einer führenden Forschungseinrichtung und kannst deine organisatorischen Fähigkeiten in einem wissenschaftlichen Kontext einbringen. Die Arbeitszeiten sind verlässlich planbar und bieten dir eine gute Work-Life-Balance. Du arbeitest in einem internationalen Team mit flachen Hierarchien und kannst von internen Weiterbildungsmöglichkeiten profitieren. Bei gegenseitigem Interesse besteht die Möglichkeit einer langfristigen Zusammenarbeit mit unserem Kunden und beruflicher Weiterentwicklung im Wissenschaftsmanagement.