Sekretariatsassistenz (m/w/d) in Dessau-Roßlau – 16,75 €/Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Sekretariatsassistenz in einem renommierten Architekturbüro in Dessau-Roßlau unterstützt du das Büro bei allen administrativen Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. In dieser vielseitigen Position bist du die erste Anlaufstelle für Kunden und Partner und unterstützt das Architektenteam bei organisatorischen Tätigkeiten. Das kreative Umfeld eines Architekturbüros bietet dir abwechslungsreiche Aufgaben in einem ästhetisch anspruchsvollen Arbeitsumfeld. CALUMA vermittelt dich an unseren Kunden und steht dir während deiner gesamten Tätigkeit als Ansprechpartner zur Seite.

Branche: Architektur

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sekretariatsassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

In deiner Position als Sekretariatsassistenz übernimmst du die allgemeine Büroorganisation und sorgst für einen strukturierten Büroalltag. Du bist zuständig für die Telefonzentrale, nimmst Anrufe entgegen und leitest diese an die zuständigen Ansprechpartner weiter. Die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post und E-Mails gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Terminkoordination und Kalenderführung für die Architekten. Du bereitest Besprechungen vor und nach, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und der Protokollführung. Du unterstützt bei der Korrespondenz mit Bauherren, Behörden und Projektpartnern und hilfst bei der Organisation von Geschäftsreisen und externen Terminen.

Zusätzlich zu deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Ablage und Archivierung von Projektunterlagen und hilfst bei der Dokumentation von Bauprojekten. Du assistierst bei der Vorbereitung von Präsentationen und bei der Formatierung von Projektberichten. Die Unterstützung bei der Buchhaltung, insbesondere bei der Rechnungsprüfung und der Vorbereitung von Unterlagen für den Steuerberater, gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Hilfe bei der Organisation von Kundenveranstaltungen und Projektpräsentationen. Bei Bedarf unterstützt du bei der Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Fachliteratur und hilfst bei der Pflege der Projektdatenbank und der digitalen Ablage. Zudem unterstützt du bei der Koordination mit externen Dienstleistern wie Druckereien oder Kurierdiensten.

Anforderungen:

Für diese Position verfügst du idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau/-mann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in einem Planungs- oder Architekturbüro, ist von Vorteil. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel und PowerPoint, sind für die tägliche Arbeit unerlässlich. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, grundlegende Englischkenntnisse sind von Vorteil. Ein Verständnis für die Besonderheiten der Architektur- und Baubranche rundet dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise aus, die dir hilft, auch bei vielfältigen Anforderungen den Überblick zu behalten. Deine Kommunikationsstärke und dein freundliches, professionelles Auftreten sind im Kontakt mit Kunden, Behörden und Partnern besonders wichtig. Du arbeitest sorgfältig und detailorientiert, besonders bei der Erstellung von Dokumenten und der Ablage von Projektunterlagen. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist unerlässlich. Du bist flexibel und belastbar, kannst Prioritäten setzen und auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf bewahren. Deine Proaktivität und dein Organisationstalent machen dich zur wichtigen Stütze im Büroalltag.

Arbeitszeiten:

20-30 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, teilweise flexible Gestaltung möglich

Zusammenfassung:

Du erhältst bei unserem Kunden einen attraktiven Stundenlohn von 16,75 € und die Möglichkeit, in Teilzeit mit planbaren Arbeitszeiten tätig zu sein. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem architektonisch ansprechenden Büro in zentraler Lage von Dessau-Roßlau. Du wirst Teil eines kreativen Teams und erhältst Einblicke in spannende Architekturprojekte und die Arbeitsweise eines Planungsbüros. Nach gründlicher Einarbeitung übernimmst du eigenverantwortlich administrative Aufgabenbereiche und fungierst als wichtige Schnittstelle im Team. Du profitierst von flachen Hierarchien, einem kollegialen Miteinander und der inspirierenden Atmosphäre eines Kreativbüros. Zusätzliche Benefits umfassen regelmäßige Teammeetings, die Teilnahme an Projektpräsentationen, kostenlose Getränke und Snacks sowie die Möglichkeit, an Büroausflügen und kulturellen Veranstaltungen teilzunehmen.