Office Manager (m/w/d) in Bünde – 18,50 €/Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen in Bünde übernimmst du eine zentrale Rolle in der Administration. Du bist die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgst für reibungslose Büroabläufe. In diesem mittelständischen Familienbetrieb erwartet dich ein kollegiales Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten. Deine Teilzeittätigkeit lässt sich gut mit privaten Verpflichtungen vereinbaren. CALUMA vermittelt dich an unseren Kunden und steht dir während deiner gesamten Tätigkeit unterstützend zur Seite.

Branche: Maschinenbau

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

In deiner Position als Office Manager übernimmst du die Organisation und Koordination des Büroalltags, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung. Du bist verantwortlich für die professionelle Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch sowie für die Terminkoordination und Kalenderführung für die Geschäftsführung. Die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Betreuung von Besuchern und Gästen. Du unterstützt bei der Buchhaltung, insbesondere bei der Rechnungsprüfung und -freigabe, und pflegst Datenbanken und Kundenkontakte.

Zusätzlich zu deinen Kernaufgaben übernimmst du die Koordination mit externen Dienstleistern wie Reinigungsfirmen oder IT-Support. Du unterstützt bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Messeauftritten, hilfst bei der Erstellung und Pflege von Präsentationen und Firmendokumenten und assistierst bei Marketingaktivitäten, wie dem Versand von Mailings oder der Aktualisierung von Webseiteninhalten. Bei Bedarf übernimmst du auch die Einarbeitung und Anleitung von Aushilfen oder Praktikanten und unterstützt in Vertretung an der Telefonzentrale.

Anforderungen:

Für diese verantwortungsvolle Position verfügst du idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Bürokaufmann/-frau oder Industriekaufmann/-frau, oder über mehrjährige Berufserfahrung im Office Management. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, Word und PowerPoint, sind unerlässlich. Du kommunizierst sicher auf Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse für die internationale Korrespondenz. Erfahrungen mit ERP-Systemen und in der Buchhaltung sind von Vorteil. Du solltest selbständig, strukturiert und lösungsorientiert arbeiten können und über ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit verfügen.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten aus, die dir die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und externen Partnern erleichtern. Deine Organisations- und Koordinationsfähigkeiten helfen dir, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Du arbeitest serviceorientiert und proaktiv, erkennst Probleme frühzeitig und entwickelst Lösungen. Deine Diskretion und Zuverlässigkeit machen dich zum vertrauenswürdigen Ansprechpartner, besonders bei vertraulichen Themen. Du bist flexibel und anpassungsfähig, kannst Prioritäten setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Deine sorgfältige und genaue Arbeitsweise stellt sicher, dass Dokumente und Daten fehlerfrei sind.

Arbeitszeiten:

25-30 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, bevorzugt vormittags von 8:00 bis 13:00 Uhr, teilweise flexibel gestaltbar

Zusammenfassung:

Du erhältst bei unserem Kunden einen attraktiven Stundenlohn von 18,50 € und die Möglichkeit, in Teilzeit mit verlässlichen Arbeitszeiten tätig zu sein. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Büro in Bünde mit guter Verkehrsanbindung und kostenlosen Parkplätzen. Du wirst Teil eines etablierten Familienunternehmens mit flachen Hierarchien und wertschätzender Unternehmenskultur. Nach einer umfassenden Einarbeitung übernimmst du eigenverantwortlich vielseitige Aufgaben. Du profitierst von betrieblichen Gesundheitsangeboten, regelmäßigen Teammeetings und -events sowie Weiterbildungsmöglichkeiten. Zusätzliche Benefits umfassen kostenlose Getränke, einen Obstkorb und Firmenfeiern.