Office Management Specialist (m/w/d) für Frankfurt – 20,90 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Office Management Specialist in Frankfurt erwartet dich ein anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem führenden Unternehmen der Finanzbranche. Du unterstützt das Management bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Die Arbeitsumgebung ist geprägt von Internationalität, Professionalität und einer erstklassigen technischen Ausstattung. Du erhältst eine fundierte Einarbeitung und wirst Teil eines hochqualifizierten Teams, das Wert auf Exzellenz und Präzision legt. Die Position bietet dir die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und deine Fähigkeiten auf höchstem Niveau einzusetzen.

Branche: Finanzdienstleistung & Banking

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Executive Support (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören das komplexe Terminmanagement für mehrere Führungskräfte, die Koordination von nationalen und internationalen Meetings sowie die Reiseplanung und -organisation. Du bereitest Präsentationen und Unterlagen für Besprechungen vor, koordinierst die Korrespondenz in Deutsch und Englisch und fungierst als erste Anlaufstelle für Anfragen an das Management. Die Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung, die Organisation von Veranstaltungen sowie die Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenfeld.

Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Organisation und Durchführung von Events und Konferenzen, hilfst bei der Erstellung und Pflege von Management-Reports und wirkst bei der Koordination von bereichsübergreifenden Projekten mit. Du unterstützt bei der Reisekostenabrechnung, hilfst bei der Vorbereitung von Vorträgen und Präsentationen und übernimmst die Kommunikation mit hochkarätigen Geschäftspartnern und Kunden. Zudem unterstützt du bei der Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsvorlagen, hilfst bei der Pflege von CRM-Systemen und wirkst bei der kontinuierlichen Optimierung von Büroprozessen mit.

Anforderungen:

Du solltest über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium verfügen und mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise in der Finanzbranche, mitbringen. Exzellente MS-Office-Kenntnisse und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent zeichnet dich aus. Du verfügst über ein professionelles, sicheres Auftreten, bist kommunikationsstark und belastbar und zeichnest dich durch ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität aus.

Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und kannst komplexe Termine und Reisen auch unter Zeitdruck koordinieren. Deine kommunikativen Fähigkeiten auf verschiedenen Hierarchieebenen sind ausgeprägt. Du behältst stets den Überblick und arbeitest vorausschauend und lösungsorientiert. Deine interkulturelle Kompetenz erlaubt dir einen professionellen Umgang mit internationalen Kontakten. Du besitzt ein hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion. Deine Serviceorientierung und dein diplomatisches Geschick helfen dir bei der erfolgreichen Zusammenarbeit mit verschiedenen Persönlichkeiten. Du arbeitest präzise und qualitätsorientiert.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 19:00 Uhr, 25-30 Stunden pro Woche, teilweise flexible Gestaltung möglich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 20,90 € pro Stunde, eine langfristige Perspektive in einem renommierten Unternehmen und flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit zum teilweisen Home-Office. Du erhältst ein eigenes Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und arbeitest in einem internationalen Umfeld mit spannenden Entwicklungsperspektiven. Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten, 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit) und eine attraktive betriebliche Altersvorsorge gehören zu unserem Angebot. Eine erstklassig ausgestattete Kantine, ein modernes Fitnessangebot und eine zentrale Lage mit hervorragender Verkehrsanbindung runden das Paket ab.