Junior Office Manager (m/w/d) in Heidelberg – 20,75 Euro/Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

In Heidelberg erwartet dich eine herausfordernde Position bei einem innovativen Biotechnologie-Unternehmen. Du unterstützt das Management-Team bei der effizienten Büroorganisation und bekommst dabei tiefe Einblicke in die Arbeitsweise eines forschungsorientierten Unternehmens. Dein Arbeitsplatz befindet sich in modernen Räumlichkeiten im Technologiepark mit hervorragender Infrastruktur. Du wirst Teil eines internationalen, hochqualifizierten Teams, das an zukunftsweisenden Lösungen arbeitet und eine offene, dynamische Arbeitskultur pflegt.

Branche: Biotechnologie

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Executive Assistant (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die Unterstützung bei der Kalenderverwaltung und Terminkoordination für das Management, die Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Meetings einschließlich Protokollführung, die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Organisation von Geschäftsreisen und Konferenzbesuchen, die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen, die allgemeine Büroorganisation inklusive Bestellwesen sowie die Unterstützung bei der Kommunikation mit internationalen Partnern und Investoren.

Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und wissenschaftlichen Symposien, hilfst bei der Recherche und Aufbereitung von Markt- und Wettbewerbsdaten, übernimmst die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Dienstleistern, assistierst bei der Optimierung administrativer Prozesse, hilfst bei der Erstellung von Reportings und Business-Plänen, unterstützt bei der Betreuung internationaler Besucher und Delegationen und übernimmst kleinere Übersetzungsarbeiten für Marketingmaterialien und Unternehmenskommunikation.

Anforderungen:

Für diese Position solltest du Student der Wirtschaftswissenschaften, Naturwissenschaften, Kommunikation oder eines verwandten Fachbereichs sein. Erste praktische Erfahrungen im Assistenz- oder Bürobereich sind wünschenswert. Du solltest über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügen (mindestens Niveau C1). Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) wird vorausgesetzt. Kenntnisse in der Biotechnologie- oder Pharmaindustrie sind von Vorteil, aber nicht Bedingung. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Diskretion runden dein Profil ab.

Du überzeugst durch deine schnelle Auffassungsgabe und analytische Denkweise, die es dir ermöglichen, auch komplexe Zusammenhänge rasch zu erfassen. Deine interkulturelle Kompetenz und kommunikative Stärke erlauben es dir, souverän in einem internationalen Umfeld zu agieren. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Dein diplomatisches Geschick und deine Diskretion zeichnen dich im Umgang mit vertraulichen Informationen aus. Du bist belastbar, flexibel und kannst dich schnell auf wechselnde Anforderungen einstellen. Deine Teamfähigkeit und gleichzeitig deine Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten machen dich zu einem wertvollen Mitglied des Unternehmens. Deine Lösungsorientierung und Kreativität helfen dir, auch bei komplexen Herausforderungen Wege zu finden.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind flexibel montags bis freitags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15-20 Stunden. Die genaue Verteilung der Stunden kann semesterabhängig angepasst werden, wobei mindestens 2-3 feste Tage pro Woche gewünscht sind.

Zusammenfassung:

Dir wird ein anspruchsvoller Arbeitsplatz in einem dynamischen, zukunftsorientierten Unternehmen geboten. Du erhältst überdurchschnittliche Vergütung und wertvolle Praxiserfahrung an der Schnittstelle von Wissenschaft und Wirtschaft. Es erwarten dich ein internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und die Möglichkeit, aktiv an der Unternehmensentwicklung mitzuwirken. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, die sich optimal an deinen Stundenplan anpassen lassen, sowie von der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten. Zusätzlich erhältst du Zugang zu wissenschaftlichen Vorträgen und Weiterbildungsmöglichkeiten, kostenfreie Getränke und Snacks, Teilnahme an Firmenevents und die Möglichkeit, deine Abschlussarbeit im Unternehmen zu schreiben. Bei entsprechender Leistung bestehen hervorragende Übernahmechancen nach dem Studium.