Executive Assistant (m/w/d) in Dortmund – 21,00 EUR/Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Bei dieser anspruchsvollen Position unterstützt du die Geschäftsführung eines innovativen IT-Unternehmens in Dortmund bei ihren täglichen Aufgaben. Das Unternehmen ist in einem modernen Bürogebäude im Technologiepark angesiedelt und bietet ein internationales Arbeitsumfeld. Du wirst Teil eines engagierten Teams und übernimmst vielseitige Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Management und operativem Geschäft. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Innovationsgeist, Agilität und offener Kommunikation.

Branche: IT

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgaben:

Als Executive Assistant übernimmst du das umfassende Terminmanagement für die Geschäftsführung und organisierst Meetings, Geschäftsreisen und Konferenzen. Du bereitest Präsentationen und Entscheidungsvorlagen vor und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Die Korrespondenz mit wichtigen Geschäftspartnern, die Erstellung von Protokollen und die Bearbeitung vertraulicher Dokumente gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben und die Filterung von Informationen. Zudem hilfst du bei der Koordination von Projekten und übernimmst die Schnittstelle zu anderen Abteilungen.

Neben den Hauptaufgaben koordinierst du auch besondere Veranstaltungen wie Kundenevents oder Firmenfeiern. Du unterstützt bei der Budgetverwaltung und der Erstellung von Reportings und hilfst bei der Recherche zu Markt- und Wettbewerbsthemen. Bei Bedarf übernimmst du Übersetzungsaufgaben für Geschäftskorrespondenz (Deutsch-Englisch) und hilfst bei der Pflege von Präsentationsmaterialien. Zudem unterstützt du bei der Optimierung interner Prozesse und bei der Koordination mit internationalen Niederlassungen.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, idealerweise mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzbereich. Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse und bist sicher im Umgang mit digitalen Tools. Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind fließend in Wort und Schrift. Du zeichnest dich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität aus. Deine Kommunikationsfähigkeit und dein professionelles Auftreten sind exzellent, und du verfügst über interkulturelle Kompetenz.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und deine Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen. Deine Proaktivität und lösungsorientierte Denkweise ermöglichen es dir, Probleme selbstständig zu erkennen und zu lösen. Du arbeitest präzise und zuverlässig, auch unter Zeitdruck. Deine soziale Kompetenz und dein diplomatisches Geschick helfen dir im Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen. Du bist belastbar, flexibel und verfügst über ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

Arbeitszeiten:

30 Stunden pro Woche, Arbeitszeiten zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, Kernarbeitszeiten nach Vereinbarung.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine anspruchsvolle Tätigkeit mit überdurchschnittlicher Vergütung in einem dynamischen Umfeld. Du erhältst Einblicke in strategische Entscheidungsprozesse und kannst deine Fähigkeiten weiterentwickeln. Dich erwarten flache Hierarchien, ein moderner Arbeitsplatz und die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, regelmäßigen Teamevents und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit sehr guter Aussicht auf Entfristung. Bewirb dich jetzt für diese herausfordernde Position!