Assistenz der Geschäftsführung in Bingen am Rhein – 21,00 €/Std. – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung in einem renommierten Weinhandelsunternehmen in Bingen am Rhein übernimmst du eine Schlüsselposition an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und allen anderen Abteilungen. Du unterstützt die Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse reibungslos ablaufen. In dieser verantwortungsvollen Position bist du der Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation, Koordination und Informationsmanagement. Du arbeitest in einem traditionsreichen Unternehmen mit internationaler Ausrichtung und trägst maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Branche: Weinbau & Handel

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Management Support (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen das umfassende Termin- und Reisemanagement für die Geschäftsführung, einschließlich der Vorbereitung von Reiseunterlagen und der Organisation von Geschäftsreisen. Du bist verantwortlich für die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Vor- und Nachbereitung von Meetings und die Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen. Als rechte Hand der Geschäftsführung übernimmst du die Priorisierung und Filterung von Informationen, die Vor- und Nachbereitung von wichtigen Terminen sowie die Protokollführung bei Besprechungen. Du fungierst als erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte und koordinierst die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und anderen Abteilungen oder Geschäftspartnern.

Neben den klassischen Assistenzaufgaben unterstützt du auch bei der Projektkoordination und -dokumentation, der Recherche und Aufbereitung von Marktinformationen sowie der Erstellung von Reports und Analysen für Managemententscheidungen. Du übernimmst die Organisation und Koordination von firmeninternen Veranstaltungen und repräsentativen Events und hilfst bei der Optimierung von internen Prozessen und Workflows. Gelegentlich wirst du auch bei der Bearbeitung von speziellen Themen und Projekten mitwirken, die Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Messebesuchen unterstützen und bei der Pflege und Aktualisierung von Unternehmenspräsentationen und -dokumenten helfen.

Anforderungen:

Für diese anspruchsvolle Position benötigst du eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise in der Weinbranche oder im Handel. Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für die internationale Kommunikation unerlässlich. Du verfügst über hervorragende MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook) und idealerweise Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen. Kenntnisse in der Weinbranche sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wir setzen eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise, ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität sowie exzellente organisatorische Fähigkeiten voraus.

Dein Profil zeichnet sich durch herausragende kommunikative Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, und ein sicheres, professionelles Auftreten aus. Du bist ein Organisationstalent mit der Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und zu strukturieren. Deine Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert, auch unter Zeitdruck behältst du den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten. Du verfügst über ein hohes Maß an sozialer Kompetenz und Einfühlungsvermögen und pflegst einen vertrauensvollen, diskreten Umgang mit sensiblen Informationen. Deine ausgeprägte Servicementalität und deine Fähigkeit, vorausschauend zu denken und zu handeln, machen dich zur idealen Besetzung für diese Position. Zudem bringst du Flexibilität, Belastbarkeit und die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen mit.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 25-30 Stunden pro Woche, verteilt auf 4-5 Tage. Die Kernarbeitszeiten liegen zwischen 9 und 15 Uhr, wobei eine gewisse zeitliche Flexibilität für wichtige Termine und dringende Anfragen der Geschäftsführung erforderlich ist. Gelegentliche Überstunden, insbesondere bei Messen, wichtigen Kundenterminen oder Geschäftsreisen, werden durch Zeitausgleich oder entsprechende Vergütung kompensiert. Nach einer umfassenden Einarbeitungsphase besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 21,00 €/Stunde, die deiner verantwortungsvollen Position und deiner Qualifikation entspricht. Du arbeitest in einem traditionsreichen Unternehmen mit moderner Ausrichtung und internationalen Kontakten und hast die Möglichkeit, direkten Einfluss auf wichtige Unternehmensprozesse zu nehmen. Die Position bietet dir viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und persönliche Entwicklung. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice nach der Einarbeitungsphase. Das Unternehmen fördert deine Weiterbildung durch interne und externe Schulungen, auch im Bereich Weinwissen und internationales Business. Zusätzliche Benefits umfassen Mitarbeiterrabatte auf Weinprodukte, regelmäßige Weinverkostungen, eine betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsfördermaßnahmen. Der Arbeitsplatz befindet sich in attraktiver Lage am Rhein mit guter Verkehrsanbindung.